Как повысить эффективность вашего бизнеса с помощью программного обеспечения?

Многие компании, особенно молодые, в своей работе сталкиваются с проблемами, вызванными ошибками в организации и планировании деятельности. Следствием подобных проблем становятся упущенная прибыль, потерянные клиенты и подмоченная репутация.

О том, как не только удержаться на плаву в сложных экономических условиях, но еще и активно расти и развиваться, используя возможности современных информационных технологий, корреспонденту нашего издания рассказал Марахтанов Алексей Георгиевич, директор Малого инновационного предприятия ПетрГУ «Интернет-бизнес-системы» (единственный партнер CRM «Мегаплан» в Карелии), заместитель директора РЦНИТ ПетрГУ, преподаватель курсов «Электронный бизнес», «Интернет-предпринимательство» кафедры Теории вероятностей и анализа данных ПетрГУ, выпускник Президентской программы подготовки управленческих кадров.

– Алексей Георгиевич, в условиях нестабильной экономики многим малым и средним предприятиям Карелии важно удержаться на плаву. Ведь от деятельности этих компаний зависит состояние экономики республики в целом. Можете ли вы дать советы кампаниям, как повысить эффективность своей деятельности?

– Екатерина, на мой взгляд в вашем вопросе присутствует определенный пессимизм. Целью любой компании должны стать не попытки удержаться на плаву, а стремление к росту и развитию, даже если внешняя ситуация неблагоприятна. Причем в экономике очень часто неблагоприятные внешние условия могут стать точкой роста для тех компаний, которые не боятся трудностей и умеют быстро изменяться в соответствии с изменениями окружающей среды.

– Разве такое возможно?

– Конечно возможно. Например, заданный государством тренд на импортозамещение и ограничения на импорт заграничной продукции увеличивают спрос на определенные виды товаров российского производства внутри страны. Выгодный для иностранных компаний курс валют способствует росту объемов импорта продукции в страны Европы.

Проблемы и сложности, если с ними бороться, а не сидеть сложа руки, закаляют и улучшают компании, способствуют повышению качества их продукции и услуг.

– И все же, возвращаясь к первому вопросу, что вы посоветуете делать компаниям Карелии, особенно начинающим, для того, чтобы побороть трудности и перейти к «росту и развитию»?

– В первую очередь нужно понять, в чем именно корень проблем компании, что мешает ей развиваться. Любой растущий бизнес рано или поздно сталкивается с различными организационными проблемами. Примерами подобных проблем могут стать периодически возникающие критические ситуации, такие, как:

«ресурсы и финансы планируются с ошибками, что приводит к временной остановке работы компании в целом или по отдельным направлениям деятельности (не доставлены комплектующие, сырье), отсутствуют оборотные средства на счете на закупку товара»

– «заказ клиента выполнен с опозданием или не качественно»

– «сотрудники много времени тратят на подготовку документов (счетов, коммерческих предложений, договоров), при этом допускают в них ошибки, иногда вообще забывают подготовить их или передать клиенту»

– «важная информация (например, напоминания, новые предложения) не доходит до клиентов или потенциальных клиентов, входящие обращения клиентов теряются, не получают ответа, заказы не доходят до совершения сделки»

– «сотрудники неэффективно или несвоевременно выполняют свои задачи, а в ряде случаев вообще не получают задач, несмотря на наличие свободного времени и возможностей для их выполнения»

Таких примеров можно приводить достаточно много. Сначала кажется, что это разовые ситуации, однако с ростом клиентской базы они становятся все более частыми, нарастают как снежный ком. Попытки решить их за счет найма новых сотрудников приводят к дополнительным затратам. Результатом становится упущенная прибыль, недовольные клиенты и репутационные издержки.

Руководство таких компаний стремится в ручном режиме решать возникающие проблемы, тратит на это свое драгоценное время, отнимая его от более важных, стратегических задач – вывода продукции на новые рынки, поиска и внедрения новых технологий, выпуска новых товаров и внедрению новых услуг и пр.

Это я обозначил проблематику, частые причины застоя в развитии. А решение обозначенных проблем существует, и оно гораздо проще, чем это может показаться на первый взгляд. Как правило, оно заключается в наведении порядка в существующих бизнес-процессах компании и использовании специального программного обеспечения, которое позволит управлять этими бизнес-процессами, а также автоматизировано осуществлять многие из них.

– Уточните, о каком программном обеспечении идет речь? Вероятно, это дорогие программы, которые не по карману малому и среднему бизнесу?

– Для решения многих из проблем, которые я обозначил выше, существует специальная категория программного обеспечения – CRM системы. CRM – сокращение от Customer Relation Management (Система управления клиентами).

Современные CRM позволяют

– настраивать бизнес-процессы компании и автоматизировать те задачи, которые поддаются автоматизации (напоминания, рассылки, обработка электронной почты или заказов с сайта и пр.);

– вести базу клиентов и сделок с ними, хранить и своевременно по запросу предоставлять всю историю прошлых взаимоотношений с данным клиентом, сегментировать клиентов по различным критериям и осуществлять специализированные рассылки или обзвоны целевых групп клиентов (а также потенциальных клиентов, что особенно важно)

– управлять документооборотом компании, своевременно генерировать нужные файлы, при необходимости отсылать их клиенту или напоминать менеджеру об этом.

– анализировать разнородные данные о прошедших событиях, используя мощные современные аналитические инструменты (такие, как воронки продаж). Это позволяет выявить узкие места и увеличивать число продаж, снижая долю отказов и потерь клиентов.

– распределять поручения, контролировать работу сотрудников.

– планировать финансовые ресурсы, а также материальные и товарные запасы.

– тесно взаимодействовать с другими информационными системами и программами, используемыми в компании (например, с 1с).

Подобные системы гибко настраиваются и могут использоваться практически в любых отраслях деятельности компаний, в значительном числе бизнес-моделей.

Может показаться, что внедрение CRM-системы является сложной и неподьемной задачей, что это очень дорого (особенно для малых и средних компаний) и потребует дополнительных ресурсов, которые отсутствуют (специальное оборудование, штатные технические специалисты и пр.) Однако это не так.

Вы легко сможете найти CRM-решение, соответствующее масштабу вашего бизнеса и вашему бюджету. Существуют как дорогие и сложные решения, решающие задачи предприятий со штатом в несколько тысяч человек, так и более простые системы. По принципу функционирования на рынке доступны «коробочные решения» (когда вы покупаете лицензию на программу и самостоятельно устанавливаете ее на своем оборудовании и обслуживаете в дальнейшем), а также «облачные решения» (когда система функционирует на серверном оборудовании разработчика, и предоставляется по сути в аренду, на условиях регулярной абонентской платы. В стоимость аренды включаются затраты на техническую поддержку, сопровождение и консультирование).

– Какой из этих вариантов вы бы посоветовали, коробочное или облачное решение?

– Для предприятий малого и среднего бизнеса оптимальным решением может стать использование облачной CRM. Пользователям подобных систем не потребуется сразу оплачивать большую стоимость программного обеспечения (как в случае с коробочным вариантом), не потребуется иметь собственное оборудование и технических специалистов для поддержки. И самое главное – система будет доступна вашим сотрудникам из любой точки в сети Интернет (а не только в локальной сети), с компьютера, ноутбука, телефона или смартфона, то есть практически всегда и везде.

– А какую конкретно CRM вы используете в своей компании?

– Наша компания – это малое инновационное предприятие Петрозаводского государственного университета «Интернет-бизнес-системы». В своей работе мы используем систему «Мегаплан», она является одним из лидеров рынка CRM-решений в России и позволяет пользователям осуществлять автоматизацию работы с проектами, задачами, учет клиентов и продаж, аналитику и планирование. Стоимость и гибкость тарификации системы делает ее доступной компаниям малого и среднего бизнеса.

Но мы не только используем ее для своих задач, но и являемся на данный момент единственными в Карелии официальными сертифицированными представителями (партнерами) системы «Магаплан». Наши сотрудники прошли обучение в Москве и являются специалистами по внедрению, сопровождению и обслуживанию данной системы.

– В связи с эти на какие услуги, связанные с данной системой, могут рассчитывать ваши клиенты?

– По запросу мы можем провести презентацию программного продукта «Мегаплан» (в нашем офисе в центре города), а также предоставить временный бесплатный демо-доступ к системе для изучения ее возможностей.

Для тех, кто решит использовать систему – в первую очередь поможем выделить и оптимизировать бизнес-процессы компании, затем осуществим настройку и внедрение системы, обучение сотрудников, консультационную и техническую поддержку. Решим задачи интеграции с другими системами и реализуем дополнительные функциональные модули, если это потребуется.

Внедрение системы «Мегаплан» - не единственный наш вид деятельности. Мы осуществляем разработку программного обеспечения различного уровня сложности, создаем сложные сайты и порталы, информационные системы, осуществляем проектирование новых, а также аудит и тестирование существующих систем.

– Спасибо, Алексей Георгиевич! Очень интересно и познавательно! Успехов вам в вашей деятельности!

– И Вам спасибо! А предпринимателям Карелии – успехов, удачи и роста прибыли! Повышайте эффективность и доходность вашего бизнеса! А мы с радостью поможем вам в этом!

Если у вас возникли вопросы, связанные с продуктом «Мегаплан» или другими услугами, которые мы оказываем – свяжитесь с нами:

− ООО «Интернет-бизнес-системы»

− http://inbisyst.ru

− info@inbisyst.ru, (814-2) 28-22-42, (814-2) 28-52-20

− г. Петрозаводск, пр. Ленина, 31. Офис. 401.

Интервью провела Екатерина Иванова (партнерский материал)